15.11.2018

Kumppanirekisteri

VERTIA OY:N TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolainsäädännön mukainen tietosuojaseloste (erit. henkilötietolaki, 523/1999, 10 ja 24 §).

KUMPPANIREKISTERI

 

1. Rekisterinpitäjä

Vertia Oy (jäljempänä ” Vertia”)

Y-tunnus: 2406942-4

Nuijamiestentie 3 A, 00400 Helsinki

Puhelin: 044 7500 600

 

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Topi Jokinen

c/o Vertia

Sähköposti: topi.jokinen(at)vertia.fi

 

3. Rekisterin nimi

Vertian kumppanuuteen perustuva henkilötietorekisteri.

 

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään kumppanuussuhteen hoitamiseen ja analysointiin, palveluiden tuottamiseen ja personointiin, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä markkinointiin, myyntiin ja yhteistyöviestintään. Näitä voidaan toteuttaa sähköisesti ja kohdennettuna. Henkilötietoja käsitellään soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin.

 

5. Tietojen keräämisen ja käsittelyn peruste

Kumppanin tietoja kerätään ja käsitellään Kumppanin suostumuksella, tai Kumppanin kanssa tehtävän sopimuksen täytäntöön panemiseksi.

 

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä kaikista rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

  • etu- ja sukunimi
  • Henkilötunnus ja veronumero
  • yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • Kumppanuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa
  • käsittelyluvat ja -kiellot
  • sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot
  • myynninedistämiseen liittyvät tiedot
  • Kumppanuuden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot (esim. maksullisten tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten sähköpostit ja tekstiviestit)  

 

Rekisterissä voidaan käsitellä yllä lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja:

  • laskutus- ja perintätiedot

 

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään ja päivitetään rekisteröidyltä itseltään ja viranomaisen pitämistä rekistereistä lain sallimissa rajoissa (esim. ytj.fi). Tietoja kerätään myös Google Analytics –analytiikkatyökalun avulla.

 

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietojen säilytysaika on sopimuksen voimassaoloaika.

 

Kirjanpitoaineisto on säilytettävä Suomessa vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

 

9. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Tietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi valikoiduille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun, osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista. Tällöin tietojen käsittelijällä ei ole oikeutta käsitellä siirrettyjä tietoja omaan lukuunsa, omissa henkilörekistereissään.


Tietojen luovuttaminen voi lähtökohtaisesti tapahtua vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat asiakasrekisterin toiminta-ajatusta. Kaikesta tietojen siirrosta tiedotetaan rekisteröityjä.

 

Tietoja voidaan luovuttaa myös toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla, sekä historiallista tai tieteellistä tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu ei-tunnistettavissa olevaan muotoon.

 

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia. Osa yrityksen käyttämistä ulkopuolisista palvelun- tai ohjelmistontarjoajista saattavat säilyttää tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

 

10. Evästeiden (cookies) käyttö

Käytämme sivuillamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.

 

Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu yleensä selaimen asetuksien kautta.

 

11. Rekisterin suojaus

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muin tieto-turvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.

 

Tietojen käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella.

 

12. Automaattinen päätöksenteko

Automatisoituja yksittäispäätöksiä (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22) ei tehdä.

 

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Jos rekisterinpitäjällä on perusteltu syy epäillä pyynnön tehneen luonnollisen henkilön henkilöllisyyttä, rekisterinpitäjä voi kuitenkin pyytää toimittamaan lisätiedot, jotka ovat tarpeen rekisteröidyn henkilöllisyyden vahvistamiseksi. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot toimitetaan yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa. Tarkastuspyyntöihin vastataan viimeistään kuukauden kuluttua pyynnön esittämisestä.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisua tai poistamista tai tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. Hänellä on myös oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä.

 

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle tai tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin.

 

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:

 

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

 

14. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Vertia kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Vertia suosittelee rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

15. Henkilötiedon elinkaari