Vertian toimintamalli

Toimimme Vertiassa yhteisöohjautuvalla toimintamallilla, joka poikkeaa valtavirrasta. Tässä toimintamallissa kuvaamme käytäntömme, jotka toimivat myös yrityksemme sääntöinä.

Toimintamalli elää tarpeen mukaan. Muutokset toimintamalliin päätetään aina strategiakokouksessa tässä toimintamallissa kuvattua neuvonpyyntöprosessia hyödyntäen.

Vertian toimintamalli perustuu valtavirrasta poikkeavaan ihmiskuvaan. Uskomme, että jokainen Vertiaan palkattu pystyy toimimaan aikuismaisesti ja kantamaan vastuuta. Emme usko, että ihmisiä tarvitsee valvoa ja kontrolloida, jotta he tekisivät hyvää työtä. Uskomme, että lähtökohtaisesti ihmiset myös haluaisivat, että heihin luotetaan. Siksi toimintamallimme lähteekin luottamuksesta.

Lähdemme siitä olettamasta, että kaikki Vertialaiset

Vertia toimii yhteisöohjautuvalla toimintamallilla. Meillä ei ole esimiehiä, organisaatiohierarkiaa eikä titteleitä. Kaikki ovat yhtälailla vastuussa koko yrityksestä ja kaikilla on myös valta tehdä merkittäviäkin päätöksiä neuvonpyyntöprosessia käyttäen.

Vertia on organisoitu mittaussoluihin, hallintosoluun, tukisoluihin sekä toimielimiin. Mittaussolut vastaavat kukin omasta liiketoiminta-alueestaan ja päättävät itse miten toimivat tämän toimintamallin puitteissa. Hallintosolun vastuulla on yrityksen taloushallinto ja it. Tukisolujen pääasiallinen tehtävä on tukea mittaussoluja. Toimielimet ovat luottamustoimia, jotka perustuvat joko tähän toimintamalliin tai lakiin.

Strategiakokous on mittaussolujen yhteinen kuukausittainen kokous, johon mittaussolut valitsevat edustajansa tilikaudeksi kerrallaan. Edustajien lisäksi kokoukseen osallistuu toimitusjohtaja ja kokous on myös avoin kaikille halukkaille. Strategiakokouksen tarkoituksena on koordinoida solujen yhteistoimintaa. Kaikki tähän toimintamalliin tehtävät muutokset päätetään strategiakokouksessa.

Jokainen vertialainen kuuluu ensisijaisesti joko yhteen mittaussoluun tai hallintosoluun. Sen lisäksi ihmisillä voi olla rooleja muissakin soluissa – esimerkiksi auttajana toisessa mittaussolussa tai mukana tukisolussa. Mittaussolujen ensisijaiset jäsenet ovat viime kädessä vastuussa kyseisen solun liiketoiminta-alueesta.

Työnkuvat, tittelit ja roolit eivät rajoita sitä, mitä henkilö voi tehdä. Henkilöstö voi ottaa uusia rooleja ja tehtäviä kiinnostuksen, osaamisen ja tarpeen mukaan tämän toimintamallin periaatteita noudattaen.

Rakenne on elävä ja muuttuu tarpeen mukaan. Uusia soluja voidaan synnyttää ja vanhoja lakkauttaa neuvonpyyntöprosessia hyödyntäen. Soluista sekä toimielimistä pidetään ajantasaista listaa järjestelmässämme.

Tämän hetkinen organisaatiorakenne

Mittaussolut vastaavat itse omasta liiketoiminta-alueestaan sisältäen seuraavat osa-alueet:

• Kaikkien solun jäsenten hyvinvoinnista huolehtiminen
• Asiakkaiden palveleminen & asiakassopimusten velvotteiden täyttäminen
• Työmaiden myynti, asiakassuhteet sekä vuosisopimukset
• Omien töiden organisointi
• Roolien ja vastuiden jakaminen solun sisällä kuitenkin niin, että yhdelle henkilölle ei keskity liikaa vastuutehtäviä ja kuormitusta
• Jatkuva työn ja palveluiden sekä henkilöstön osaamisen kehittyminen, ml. koulutukset
• Lomien jaksottaminen niin, että työt tulevat kaikkina aikoina hoidetuksi
• Laitteistosta huolehtiminen, hankinnat & työtavat
• Rekrytointi sekä perehdyttäminen
• Solun taloudellinen kannattavuus & utilisaatio. Solun tulee päästä yhdessä sovittuihin taloudellisiin tavoitteisiin.
• Mikäli solu kasvaa 20 henkeen, tulee sen jakautua kahdeksi mittaussoluksi ja jakaa asiakkaat syntyneiden solujen kesken. Myös syntyneillä mittaussoluilla on itsenäiset vastuut.

Se, että solu vastaa jostain asiasta ei tarkoita, että sen tarvitsisi tehdä tai osata kaikkea itse. Tätä varten meillä on tukisoluja & -rooleja, joita solu voi tarvittaessa käyttää. Niitä voi myös tarvittaessa perustaa neuvonpyyntöprosessia käyttäen. Lopullista vastuuta ei kuitenkaan voi ulkoistaa tukisolulle tms.

Tukisolut & -roolit tukevat mittaussoluja. Mittaussolut voivat esimerkiksi keskittää toimintoja tukisoluille, jolloin tukisolu vastaa mittaussoluille kyseisistä osa-alueista.

Hallintosolu vastaa koko yrityksen taloushallinnosta ja IT:stä. Hallintosolulle on keskitetty esimerkiksi palkanmaksu, laskutus, ostolaskujen kohdistus, talousraportointi sekä it-järjestelmien hallinnointi, kehitys ja tuki. Mittaussolujen tulee käyttää keskitettyjä talous- ja it-palveluita.

Vertiassa ihmisillä voi olla yksi tai useampia rooleja samanaikaisesti. Roolien kombinaatiot voivat olla yhtä uniikkeja kuin ihmisetkin, joskin on myös hyväksi havaittuja yhdistelmiä.

Meillä ei ole esimiehiä, joten yhdessä me kaikki olemme vastuussa koko yrityksestä. Kukin vastaa kuitenkin ensisijaisesti omasta solustaan sekä rooleistaan. Mikäli havaitsemme ongelmia oman roolimme ulkopuolella, meillä on myös velvollisuus toimia tai tuoda asia kyseisen roolin pitäjän tietoisuuteen.

Kukin on vastuussa oman osaamisensa ylläpitämisestä ja kehittämisestä. Henkilöstö voi käyttää aikaa ja rahaa kouluttautumiseen sillä edellytyksellä, että neuvonpyyntöprosessia noudatetaan. Kaikki käydyt koulutukset kustannuksineen tulee kirjata järjestelmäämme.

Kuka tahansa vertialainen voi ottaa uusia rooleja ja tehtäviä kiinnostuksen, osaamisen ja tarpeen mukaan, kunhan seuraavat edellytykset täyttyvät:

1. Roolinvaihdoksesta tulee keskustella kaikkien niiden kanssa, joihin muutos vaikuttaa eli neuvonpyyntöprosessia on noudatettava.
2. Roolin tulee edesauttaa yhteisten tavoitteidemme täyttymistä ja se pitää olla perusteltavissa muille (myös taloudellisessa mielessä).
3. Roolin muutos tai uuteen rooliin siirtyminen ei saa jättää työkavereitasi pulaan. Sinun tulee siis huolehtia, että vanhan roolisi vastuut tulee jatkossakin täytetyiksi, mikäli et itse niitä enää pysty hoitamaan.

Ensisijaista soluaan voi vaihtaa vain kummankin solun yhteisestä sopimuksesta. Roolit ja roolimuutokset tulee kirjata järjestelmäämme.

Toimitusjohtajan rooli ja vastuu

Toimitusjohtajan rooli eroaa Vertiassa monesta muusta yrityksestä. Siksi tässä on avattu muutama huomio toimitusjohtajan rooliin liittyen.

Vertiassa ajattelemme, että toimitusjohtajan rooli on yksi rooli muiden joukossa. Vertia on esimiehetön organisaatio, joten toimitusjohtaja on lähtökohtaisesti tasa-arvoinen muiden kanssa ja häneen pätee yleisesti ottaen samat oikeudet ja velvollisuudet kuin muihinkin.

Toimitusjohtajan sana ei ole lähtökohtaisesti muita arvokkaampi. Jos toimitusjohtaja on jostain asiasta jotain mieltä, niin se on yksi mielipide muiden joukossa. Myös toimitusjohtajan on noudatettava päätöksissään neuvonpyyntöprosessia.

Toimitusjohtaja voi myös toimia useammassa roolissa samaan aikaan. Muissa kuin toimitusjohtajan roolissa toimiessaan hänellä ei ole mitään erityisasemaa, vaan hän toimii tasavertaisesti muiden kanssa.

Toimitusjohtajan rooliin kuuluu kuitenkin erityisvastuita sekä asioita, joissa hänellä on sanavaltaa:

Toimitusjohtajan tehtävänä Vertiassa on viime kädessä luoda olosuhteet sille, että ihmiset pystyvät edistämään yhteisiä päämääriä ja tavoitteita. Tähän kuuluu olennaisena osana Vertian toimintamalli. Toimintamallia kehitetään yhdessä, mutta muutoksissa on oltava toimitusjohtaja mukana. Toimitusjohtajalla on myös viimekädessä oikeus puuttua, mikäli toimintamallia ei noudateta.

Toimitusjohtajalla on viime kädessä valta puuttua solun toimintaan, mikäli solu ei kykene suoriutumaan velvoitteistaan eikä pysty korjaamaan tilannetta kohtuullisessa ajassa. Lähtökohtaisesti solu kuitenkin vastaa itse tilanteen korjaamisesta ja toimitusjohtajan puuttuminen tulisi olla viimeinen keino.

Toimitusjohtaja voi viime kädessä puuttua myös yksittäisen henkilön toimintaan ja hän on ainoa, jolla on oikeus antaa varoitus tai irtisanoa työsuhde. Kuitenkaan toimitusjohtajan puuttuminen ei läheskään aina johda irtisanomisiin, vaan ne ovat viimeinen keino, jos asia ei muuten ratkea.

Toimitusjohtajaa sitovat laista tulevat velvoitteet ja vastuut. Lain mukaan toimitusjohtaja vastaa esimerkiksi yhtiön hallinnosta sekä juoksevien asioiden järjestämisestä, kuten kirjanpidosta, yhtiön varojen hoidosta sekä työsuhteiden järjestämisestä. Vastuu ei kuitenkaan tarkoita sitä, että toimitusjohtajan tulisi itse nämä tehdä ja monet asioista hoitaakin käytännössä joku muu.

Toimitusjohtaja ei lain mukaan ole varsinaisesti työsuhteessa, joten hän voi erota ja hänet voi erottaa ilman irtisanomisaikaa. Toimitusjohtajan nimittää ja hänet voi erottaa yhtiön hallitus.

Vertiassa kaikilla on valta ja vastuu tehdä päätöksiä. Kuka tahansa voi tehdä päätöksiä sillä edellytyksellä, että noudattaa tässä kuvattua neuvonpyyntöprosessia:

Jos olet päättämässä jotain asiaa, kysy aina ensin neuvoa 1) niiltä, joihin päätös vaikuttaa ja 2) niiltä, joilla on asiasta tietoa, osaamista ja/tai kokemusta.

• Kaikkia koskeviin neuvonpyyntöihin on yhteinen #_neuvonpyynnöt -slack kanava. Kerro neuvonpyynnössä kuka päättää ja milloin päätös tehdään.
• Jos päätös ei koske kaikkia, mieti sopiva kanava, jolla neuvonpyyntö saavuttaa kaikki, joihin päätös vaikuttaa. Voit pyytää neuvoa myös esimerkiksi solupalaverissa kunhan myös ne, jotka eivät ole paikalla saavat mahdollisuuden kertoa näkökulmansa asiaan.

Jos päätös on pieni ja vaikuttaa vain sinuun itseesi, voit tehdä päätöksen kysymättä neuvoja. Jos olet epävarma, niin kysymisestä ei ole haittaakaan.

Päätöksentekijä on usein henkilö, johon asia eniten vaikuttaa. Jos asia kuuluu jonkun rooliin, olisi tämän hyvä olla ensisijaisesti päätöksentekijä. Päätöksentekijä voi myös olla henkilö, joka huomasi asian. Isommissa asioissa päätöksentekijä voi olla myös ryhmä.

Neuvot ovat vain neuvoja. Kukaan kollega ei voi kertoa päätöksentekijälle, mitä hänen tulee päättää. Myöskään yksimielisyyttä ei tarvita. Neuvoja on kuitenkin kuunneltava ja ne on otettava huomioon.

Tee päätös ajatellen kokonaisuutta. Edistääkö päätös yhteistä missiotamme ja strategiaamme? Onko se arvojemme mukainen? Onko se taloudellisesti kestävä? Vaikuttaako se hyvältä sekä lyhyellä että pidemmällä aikavälillä?

Pane päätös käytäntöön, tiedota asianosaisia ja ota vastuu.

Hankinnat, investoinnit ja isot päätökset

Kuka tahansa voi tehdä hankintoja tai investointipäätöksiä sillä edellytyksellä, että neuvonpyyntöprosessia noudatetaan.

Kollegat voivat kyseenalaistaa toistensa rahankäyttöä. Kaikki hankinnat ja investoinnit on tehtävä läpinäkyvästi.

• Laitteisto on kirjattava järjestelmäämme, jonne on kaikilla avoin pääsy.
• IT-hankinnat tehdään lähtökohtaisesti avoimella #it-tilaukset -Slack -kanavalla tai mikäli päätetään hankkia muualta, on kyseisellä kanavalla kuitenkin kerrottava asiasta ja kirjattava hankitut laitteet itse järjestelmäämme.

Varsinkin isommat päätökset vaikuttavat myös omistajiin, jolloin neuvoa tulisi pyytää myös heiltä. Päätöksiä, joissa myös omistajien näkökulmaa tulisi kuulla ovat mm.

• isommat investointipäätökset
• palkkabudjettiin ja -malliin liittyvät päätökset
• muutokset koko Vertian strategiaan ja -tavoitteisiin

Huomiona, että omistajia tulee kuulla, mutta päätöksentekijä lopulta päättää.

Puuttuminen päätökseen

Jokaisella on mahdollisuus antaa päätettävään asiaan vastalause, mikäli kokee päätöksen olevan kokonaisuuden edun vastainen tai ei-optimaalinen. Vastalauseiden antaminen on tarvittaessa suotavaa, sillä ne myös voivat parantaa tehtävää päätöstä. Vastalauseet tulee käsitellä aina ennen päätöksessä etenemistä.

Päätöksissä ei kuitenkaan edellytetä yksimielisyyttä. Emme voi mitenkään aina olla samaa mieltä jokaisesta päätettävästä asiasta. Jos päätöksessä on noudatettu neuvonpyyntöprosessia, niin kunnioita tehtyä päätöstä ja sitoudu, vaikka olisit asiasta eri mieltä.

Kaikki tieto on lähtökohtaisesti avointa kaikille. Tämän tarkoituksena on edesauttaa ongelmien ratkaisua sekä synnyttää luottamusta. Tieto ei ole Vertiassa valtaa eikä sitä tule käyttää ketään vastaan.

Toimimme läpinäkyvästi toisiamme kohtaan. Pidämme keskustelut mahdollisimman avoimina kaikille sekä tiedostot, kokousmuistiot ja muut dokumentit paikassa, jossa kuka tahansa vertialainen voi niitä helposti lukea. Poikkeuksena luottamukselliset henkilötiedot, joihin on rajattu pääsy.

Raportoimme kuukausittain yrityksen taloudellisen tilanteen koko henkilöstölle. Myös kirjanpito- ja tilinpäätösaineistot sekä sijoitusraportit ovat kaikkien vapaasti luettavissa.

Jaamme avoimesti virheemme. Jokainen meistä tekee virheitä ja ne ovat monesti myös parhaita mahdollisuuksia oppia. Siksi keskustelemme virheistämmekin avoimesti ja pyrimme siten oppimaan ja kehittymään. Ketään, joka avoimesti myöntää virheensä, ei tulisi siitä tuomita.

Annamme sekä myönteistä että kriittistä palautetta välittömästi pyrkien maksimoimaan oppimisen. Emme kuitenkaan koskaan kritisoi toisen persoonaa. Ajattelemme, että palautteen antaminen on välittämistä.

Online-keskustelun periaatteet

Sähköisissä viestimissä (Slack, email, Podio) keskustelut aiheuttavat helposti kärjistyneitä tunnereaktioita ja väärin tulkintoja. Siksi on tärkeää noudattaa näitä periaatteita.

Ajattele, että muut tarkoittavat hyvää. Näemme vain toisen kirjoittamat sanat, emme hänen tarkoitusperiään. Luota siihen, että 99 % tapauksista ne ovat hyvät ja todennäköisesti viesti vain näyttää pahemmalta kuin miten se on tarkoitettu. Mikäli toisen viesti aiheuttaa sinussa reaktion, rauhoitu ja lue viesti uudelleen ennen kuin vastaat.

Vaikeissa asioissa pyri ensisijaisesti kommunikoimaan kasvokkain ja toissijaisesti puhelimessa. Kasvokkain tai puhelimessa välittyy huomattavasti enemmän kuin tekstimuodossa, jolloin varsinkin vaikeat asiat yleensä eivät niin herkästi kärjisty. Puhelimessa tai kasvokkain on myös huomattavasti helpompi korjata mahdolliset väärinymmärrykset.

Mieti muotoilua ennen kuin lähetät viestin. Koska vastaanottaja näkee vain kirjoittamasi sanat, ei tarkoitusperiäsi, on tärkeää olla tarkkana etenkin, jos asiasi voidaan tulkita jollain tavalla kriittiseksi. Muista myös avata asian taustoja, jos ei voida olettaa että esim. kaikki Slack-kanavalla olevat ne tietävät.

Käytä kohteliasta kieltä. Toinen voi tulkita hyväksi vitsiksi tarkoittamasi heiton eri tavalla. Varsinkin, kun kanavalla on useita ihmisiä, on myös yhtä monta eri tapaa tulkita lähettämäsi viesti. Siksi kannattaa olla tarkkana millaista kieltä käytät erityisesti sähköisissä viestimissä.

Pyrimme pitämään yllä ilmapiiriä, jossa jokainen voi ilmaista itseään mahdollisimman kokonaisvaltaisesti ja kokea olevansa turvassa omana itsenään. Noudatamme näitä periaatteita niin toistemme kanssa kuin toimiessamme esimerkiksi asiakkaiden ja muiden ulkopuolisten tahojen kanssa.

Vertiassa kaikki voivat olla oma itsensä. Kunnioitamme toista sellaisena kuin hän on.

Käyttäydymme aina kohteliaasti toisia kohtaan. Emme käytä hyökkääviä puheenvuoroja toisia ihmisiä kohtaan, ei paikalla olevia eikä tilaisuudesta poissaolevia kohtaan.

Emme tee oletuksia toisen kokemuksista, ajatuksista tai elämäntilanteesta hänen puolestaan vaan olemme avoimia, kysymme ja kuuntelemme. Koska teemme kuitenkin koko ajan oletuksia toisista, yritämme tiedostaa omat oletuksemme. Emme yleistä omia kokemuksiamme muita koskevaksi; muiden kokemusta ei ole sopivaa määritellä heidän puolestaan.

Kunnioitamme toistemme rajoja. Emme hyväksy minkäänlaista kiusaamista ja vähättelyä. Emme häiritse ketään sanallisesti, koskemalla tai tuijottamalla. Ein sanominen tarkoittaa ei. Lopetamme tai muutamme käytöstämme, jos toinen sitä pyytää.

Annamme tilaa. Huolehdimme että kaikki tulevat keskustelussa kuulluksi ja pääsevät osalliseksi.

Puhumme niin, että kaikki voivat ymmärtää. Pyrimme käyttämään kieltä, joka on ymmärrettävää myös oman viiteryhmän ulkopuolisille.

Ongelmatilanteissa pyydämme apua tai tukea. Avun pyytäminen on täysin hyväksyttävää ja pyrimme sitä myös tarjoamaan, kun toinen sitä pyytää.

Vertiassa noudatetaan varhaisen tuen mallia, joka jakautuu kolmeen osa-alueeseen: 1) kollegoiden keskinäiseen huolenpitoon, 2) toistuviin sairauslomiin tarttumiseen sekä 3) tukeen pitkissä sairauslomissa ja työhön paluussa. Varhaisen tuen mallin tarkoituksena on tukea työhyvinvointia sekä ennakoida ja ennaltaehkäistä mahdollisia ongelmia.

1. Kollegoiden keskinäinen huolenpito

Vertiassa ei ole esimiehiä, joten meidän on erityisen tärkeää pitää toisistamme huolta. Toisistamme huolen pitäminen tämän toimintamallin mukaisesti onkin jokaisen vastuulla. Saat kuitenkin aina tarvittaessa apua missä tahansa vaiheessa, ks. ohje Mistä tukea tai apua?

Jos havaitset toisella huolia tai ongelmia, niin asia tulisi ottaa puheeksi hänen kanssaan. Voit kertoa, mitä olet havainnut ja kysyä haluaako toinen kertoa asiasta sekä voitko jotenkin auttaa. Jos asia liittyy työhön, asia tulisi ottaa puheeksi asianosaisten kesken esimerkiksi solupalaverissa. Jos asia liittyy terveyteen, kehoita henkilöä olemaan yhteydessä työterveyshuoltoon. Voit myös yhdessä varata ajan hänen kanssaan. Voit ohjata henkilön tarvittaessa ottamaan yhteyttä myös henkilöstön tukihenkilöön tai hänen luvallaan pyytää tukihenkilöä olemaan yhteydessä häneen.

Huolia tai ongelmia, jotka olisi hyvä ottaa puheeksi voivat olla esimerkiksi

• huolestuminen henkilön tilanteesta
• ongelmat työssä suoriutumisessa, motivaation puute, välinpitämättömyys, huolimattomuus, työn laiminlyönti
• heikot asiakaspalautteet
• keskittymisvaikeudet, hajamielisyys, unohtelu
• toistuvasti pidentyneet työpäivät, toistuvat myöhästelyt
• henkilö vaikuttaa olevan toistuvasti huonolla tuulella, vihainen, uupunut, vetääntynyt yhteistyöhaluton tms.
• toistuvat tai pitkittyneet sairauspoissaolot
• esiintyminen päihtyneenä tai krapulaisena, epäily alkoholi- tai muusta päihdeongelmasta (ilmoita myös työsuojelupäällikkö/toimitusjohtaja).

Työkuormasta on puhuttava soluissa kuukausittain solupalaverissa. Kukin solun jäsen kertoo vuorollaan omasta työkuormastaan ja -tilanteestaan, jotta mahdolliseen ylikuormitukseen tai muihin ongelmiin voidaan tarttua ajoissa. Lisäksi soluissa tulee ottaa puheeksi, jos esimerkiksi solun toiminnassa on ongelmia, solun mittarit hälyttävät tai sairauspoissaolojen määrä on suhteessa korkea.

Mikäli ongelma ei yrityksestä huolimatta ratkea, älä jätä sitä siihen vaan pyydä apua.

Viime kädessä toimitusjohtaja tai työsuojelupäällikkö voivat ohjata henkilön työterveyshuoltoon työkyvyn arvioimiseksi ja edistämiseksi.

2. Toistuviin sairauslomiin tarttuminen

Vertian palkanlaskennassa seurataan sairauslomien määrää kuukausittain. Mikäli ne ylittävät hälytysrajat, ilmoitetaan siitä toimitusjohtajalle sekä työsuojelupäällikölle (varalla).

Hälytysrajat ovat

• 30 sairauslomapäivää vuoden sisällä
• 10 sairauslomapäivää kolmen kuukauden sisällä

Toimitusjohtaja tai työsuojelupäällikkö ottavat asian puheeksi ko. henkilön kanssa. Mikäli sairauslomaa on kestänyt 30 päivää vuoden sisällä, asiasta ilmoitetaan myös työterveyshuoltoon.

Mikäli ongelma liittyy työhön, pyritään edesauttamaan sen ratkaisua esimerkiksi järjestämällä keskustelu asianosaisten/solun kanssa.

Mikäli ongelma liittyy mahdollisesti terveyteen tai ongelman syy jää epäselväksi, kehoitetaan henkilöä olemaan yhteydessä työterveyteen. Jos työterveydessä ongelman huomataan liittyvän työhön, toimitaan kuten edellisessä kohdassa.

Toimitusjohtajalla tai työsuojelupäälliköllä on mahdollisuus myös tarvittaessa ohjata henkilö työterveystarkastukseen tai järjestää työterveysneuvottelu. Työterveysneuvottelu käydään työnantajan, asianomaisen henkilön ja työterveyshuollon välillä. Työnantajaa edustaa toimitusjohtaja tai työsuojelupäällikkö (varalla). Lisäksi tarvittaessa kaikkien osapuolten suostumuksella mukaan kutsutaan asian paremmin tunteva kollega.

Tarvittaessa tehdään työhön ja terveyteen tai elämäntilanteeseen liittyviä ratkaisuja tai järjestetään ammatillinen kuntoutus.

3. Tuki pitkissä sairauslomissa ja työhön paluussa

Pitkissä, yhtäjaksoisissa sairauslomissa palkkaa maksetaan (sairausloman alkaessa) alle 3 vuotta kestäneissä työsuhteessa 30 kalenteripäivää ja yli 3 vuotta kestäneissä työsuhteessa 45 kalenteripäivää. Sen jälkeen henkilö saa Kelalta sairauspäivärahaa. Toimitusjohtaja tai työsuojelupäällikkö lähettää todistuksen Kelalle palkanmaksun loppumisesta sairauden johdosta, jonka perusteella Kelalta pitäisi tuo raha saada ilman erillistä hakemusta. Työtapaturmissa vakuutusyhtiö korvaa ansionmenetyksen ja vapaa-ajan tapaturmissa vakuutusyhtiö maksaa päivärahaa. Loma- tai muut poissaolopäivät eivät katkaise yhtäjaksoista sairauslomajaksoa, mutta niitä ei lasketa myöskään mukaan kyseisiin päiviin.

Palkanmaksun päätyttyä järjestetään työterveyshuollon kanssa työterveysneuvottelu, kuitenkin viimeistään 60 päivää palkanmaksun loppumisen jälkeen. Työterveysneuvottelussa työnantajaa edustaa toimitusjohtaja tai työsuojelupäällikkö (varalla). Lisäksi tarvittaessa kaikkien osapuolten suostumuksella mukaan kutsutaan asian paremmin tunteva kollega. Sairauslomajakson pitkittyessä, järjestetään tämä neuvottelu jatkossa aina 3 kuukauden välein. Työterveysneuvottelu voidaan muutenkin järjestää missä tahansa vaiheessa kenen tahansa osapuolen aloitteesta.

Työterveyshuolto laatii lausunnon henkilön mahdollisuuksista jatkaa työssä siihen mennessä, kun sairauslomajaksoa on jatkunut 90 päivää palkanmaksun päättymisen jälkeen. Lausunnossa on arvio jäljellä olevasta työkyvystä sekä työssä jatkamisen mahdollisuudesta. Henkilön on toimitettava tämä lausunto toimitusjohtajalle tai työsuojelupäällikölle sekä Kelalle. Vastaavat lausunnot on laadittava myös ennen kuin sairauslomajakso on kestänyt 150 tai 230 päivää palkanmaksun päättymisen jälkeen.

Sairausloman aikana selvitetään viimeistään työterveysneuvotteluissä, millä edellytyksin henkilö voi palata töihin sekä mitä tukea tai muita toimia työhönpaluu vaatii. Toimitusjohtaja tai työsuojelupäällikkö pyrkii mahdollistamaan, että työhön paluu olisi mahdollisimman sujuvaa. Tarvittaessa henkilön työnkuvaa ja työaikaa muokataan toimintakyvyn mukaiseksi sekä järjestetään uudelleenkoulutusta mahdollisuuksien mukaan. Tarvittaessa järjestetään myös tukea kollegoilta.

Kun työhön paluu on ajankohtaista, toimitusjohtaja tai työsuojelupäällikkö sopii henkilön kanssa kuinka hänen työhön paluustaan kerrotaan työyhteisölle. Tällöin myös sovitaan mahdollisista erityisjärjestelyistä esimerkiksi solun kanssa. Tarvittaessa toimitusjohtaja tai työsuojelupäällikkö voi poikkeuksellisesti myös määrätä erityisjärjestelyjä, jotta työhön paluu olisi henkilön toimintakyky edellyttäen mahdollista.

Työhön paluun jälkeen toimitusjohtaja tai työsuojelupäällikkö järjestää säännöllisiä tukipalavereita tarpeen mukaan. Palavereihin voi osallistua myös muita kollegoita, jos se koetaan tarpeelliseksi. Näiden palavereiden tarkoitus on varmistaa, että työhön paluu sujuu ja arvioida edellyttääkö työhön paluu tehostettuja tukitoimia, muita ratkaisuja tai työterveyshuollon asiantuntija-apua.

Meillä ei ole esimiehiä, joten jokaisen vastuulla on huolehtia, että toimimme yhdessä sovittujen sääntöjen, periaatteiden ja arvojen mukaisesti sekä että jokainen hoitaa oman tonttinsa. On myös luonnollista, että yhteistyötä tehdessä syntyy ihmisten välille erimielisyyksi äja jännitteitä. Näissä tilanteissa, noudata tässä kuvattua jännitteiden ratkaisumallia.

Missä tahansa vaiheessa voit saada apua henkilöstön tukihenkilöltä.

1) Keskustele asiasta suoraan asianosaisen henkilön kanssa.

• Pyri ratkaisemaan erimielisyys tai jännite suoraan asianosaisten osapuolten kesken.
• Voit antaa palautetta henkilön toiminnasta. Palautteen antaminen ja saaminen on ihan normaali osa arkea Vertialla. Jos siis saat palautetta, ota se vastaan mahdollisuutena oppia.

Jos asia ei ratkea:

2) Pyydä puolueeton kollega mukaan keskusteluun.

• Kaikkien asianosaisten tulee olla keskustelussa paikalla.
• Kolmas henkilö toimii puolueettomana osapuolena pyrkien auttamaan ratkaisun löytämisessä.
• Keskustelu on luottamuksellinen.

Jos asia ei ratkea:

3) Järjestä jännitteenratkaisupalaveri

• Jos sinut on kutsuttu jännitteiden ratkaisupalaveriin, on osallistuminen pakollista riippumatta siitä, kuka kutsun on esittänyt.
• Pyytäkää mukaan useampi puolueeton kollega. Voit pyytää esimerkiksi työsuojelusoluun kuuluvan henkilön. Kollegat pyrkivät auttamaan puolueettomasti ratkaisun löytämisessä.
• Keskustelusta tehdään pöytäkirja, joka jaetaan asianosaisten kesken.
• Keskustelu pidetään luottamuksellisena.

Jos asia ei edelleenkään ratkea:

4) Pyydä toimitusjohtaja mukaan

• Järjestetään uusi palaveri, jossa mukana kaikki asianosaiset sekä toimitusjohtaja
• Toimitusjohtaja pyrkii auttamaan osapuolia löytämään ratkaisun
• Mikäli selkeästi joku henkilö on laiminlyönyt velvollisuuksiaan, voi toimitusjohtaja tarvittaessa antaa varoituksen. Tällöin henkilölle on järjestettävä tukea asian korjaamiseen. Vakavissa rikkomuksissa on mahdollista myös irtisanoa ilman varoitusta.
• Keskustelusta tehdään pöytäkirja, joka jaetaan asianosaisten kesken.
• Keskustelu ja mahdollinen varoitus tai irtisanominen pidetään luottamuksellisena.

5) Viime kädessä toimitusjohtaja voi irtisanoa velvollisuuksiaan laiminlyöneen henkilön

Vertiassa henkilöstön palkat määrittelee vuosittain valittava palkkatyöryhmä. Palkat määritetään vuosittain loppuvuodesta käytävässä palkkakierroksessa tässä toimintamallissa esitettyjen periaatteiden mukaisesti.

Palkkatyöryhmä

Palkkatyöryhmä päättää palkat sekä henkilöstöedut Vertiassa. Sen johdolla käydään läpi vuosittainen palkkakierros ja se myös toimii koko seuraavan vuoden tarvittaessa, jos rekrytointien yhteydessä pitää miettiä palkkatasoja uusille henkilöille. Palkkatyöryhmän toimintakausi on marraskuun alusta lokakuun loppuun.

Palkkatyöryhmä koostetaan siten, että jokainen mittaussolu valitsee lokakuun loppuun mennessä oman palkkaedustajansa. Edustaja valitaan vuodeksi kerrallaan. Sama henkilö voi kuitenkin kuulua palkkatyöryhmään enintään kolme peräkkäistä vuotta, jotta työryhmään syntyy vaihtuvuutta eikä sama henkilö ole vuodesta toiseen päättämässä palkoista.

Palkkakierros

Palkkakierros käydään aina loppuvuodesta ja siinä määritetään palkankorotukset. Muina aikoina palkkoja ei muuteta uusia henkilöitä lukuunottamatta. Palkkakierroksen käynnistämisestä, valmistelusta ja ohjeistuksesta vastaa strategiakokous.

Palkkakierroksen vaiheet ja aikataulu ovat seuraavat:

1. Solut valitsevat palkkaedustajansa palkkatyöryhmään lokakuun loppuun mennessä. Palkkaedustajan tehtävä on edustaa solua palkkatyöryhmässä. Palkkaedustajat sopivat keskenään viikottaiset palaveriajat.
2. Soluissa käydään keskustelu palkoista palkkakierroksen pohjalle. Keskustelussa kukin saa tuoda huomioita omasta tai muiden palkoista. Solun palkkaedustajan tehtävä on kuunnella ja kirjata huomioita ylös. Olennaisinta keskustelussa on, että jokainen tulee kuulluksi. Ehdotus omasta palkkatasosta annetaan vasta kyselyssä.
3. Henkilöstölle lähetään kysely, jossa kukin saa ehdottaa ja perustella omaa palkkaansa sekä halutessaan kertoa huomioitaan ja neuvoja palkkatyöryhmälle (esim. yleisiä huomioita, henkilöstöeduista tai jos joku ansaitsi korkeamman palkan, tms). Samassa yhteydessä kukin päivittää omat roolinsa Podioon.
4. Materiaalit valmistellaan palkkatyöryhmää varten. Luodaan Drive-kansio, jossa henkilökohtaiset mittausdatat, kyselyt, ohjeet, muistiopohja. Palkkatyöryhmä voi myös pyytää lisädataa strategiakokoukselta, jos kokevat sen tarpeelliseksi.
5. Palkkatyöryhmä kokoontuu viikoittain siihen asti, kun kierros on käyty. Ensimmäisessä palkkatyöryhmän palaverissa edellisen palkkatyöryhmän valitsema jäsen esittelee miten työryhmä toimi edellisellä kierroksella ja mitä siitä opittiin.
6. Palkkatyöryhmä esittää alustavan näkemyksensä palkoista marraskuun strategiakokouksessa, jossa palkkabudjetti päätetään. Keskustelun pohjalla palkkatyöryhmän tekemä alustava arvio palkankorotustarpeista. Kokouksessa käydään läpi myös palkankorotusvara talouden näkökulmasta sekä tehdään vertailu alaan ja työmarkkinaan. Keskustelun lopuksi päätetään palkkabudjetti.
7. Palkkatyöryhmä julkaisee ehdotuksensa koko henkilöstölle 7.  joulukuuta mennessä. Tämän pohjalta henkilöstöllä on mahdollisuus antaa palautetta ehdotuksesta kyselyyn vastaamalla.
8. Palkkatyöryhmä tekee lopulliset päätökset palkoista ja julkaisee ne viimeistään ennen joulun pyhiä. Uudet palkat tulevat voimaan seuraavan vuoden tammikuun alusta eli ensimmäiset uudet palkat maksetaan 15.2.
9. Palkkakierroksen jälkeen otetaan opit talteen seuraavaa kierrosta varten. Palkkatyöryhmä tekee henkilöstölle palautekyselyn kierroksen onnistumisesta. Tämän jälkeen työryhmä kokoontuu ottamaan opit talteen kierroksesta, esittelee ne tammikuun strategiakokouksessa jossa kierroksesta käydään keskustelu ja sen pohjalta päivitetään palkkatyöryhmän ohjeet ja tehdään muistio seuraavalle palkkatyöryhmälle. Palkkatyöryhmä valitsee myös yhden jäsenen, joka esittelee ohjeen ja kierrokselta saadut opit seuraavalle palkkatyöryhmälle palkkakierroksen taas alkaessa.

Palkkatyöryhmän periaatteet palkkojen määrittämiseksi

Palkkaa määrittäessä tulisi ajatella kunkin henkilön kohdalla kokonaiskontribuutiota, jonka osa-alueet ovat lueteltuna seuraavassa osiossa. 

Jokaisella on oikeus tulla kuulluksi palkkakierroksella. Palkkatyöryhmä on velvollinen kuuntelemaan ihmisten näkemyksiä, mutta lopullinen päätös tapahtuu palkkatyöryhmän sisällä. Kuitenkaan yksittäisiä keskusteluja tai perusteluja ei edellytetä, koska ne kuormittavat ja venyttävät kierrosta.

Ansaitut tasonousut toteutetaan aina ensimmäisenä. Ne pyritään toteuttamaan siinäkin tapauksessa, että budjetti ei siihen riittäisi. Budjettia muutettaessa asiasta tehdään kuitenkin aina neuvonpyyntö. Vasta tämän jälkeen mietitään onko tarvetta ja mahdollisuuksia parantaa henkilöstöetuja tai yksittäisten tasojen sisäisiä palkkoja. Henkilöstöeduista on tehtävä aina kustannusarvio, joka lasketaan osaksi budjettia.

Palkkatyöryhmäläinen ei voi vaikuttaa omaan palkkaansa sen enempää kuin muutkaan. Omasta palkasta puhuttaessa on jäävättävä itsensä keskustelusta ja poistuttava paikalta siksi aikaa.

Palkkatyöryhmässä käydyt keskustelut on pidettävä luottamuksellisena, jotta kukin voi tuoda rehellisesti oman näkemyksensä esiin. Keskusteluissa pitää puhua suoraan ja rehellisesti sekä tuoda oma näkemys esiin, vaikka se poikkeaisi ryhmän yleisestä näkemyksestä.

Palkkatyöryhmän pitää tiedottaa selkeästi koko kierroksen ajan, jotta ihmiset tietävät miten kierros etenee. Palkkatyöryhmän on myös huolehdittava, että palkat tulevat päivitettyä ajoissa oikeisiin paikkoihin, jotta palkankorotukset tulevat voimaan.

Palkan määritykseen vaikuttavat osa-alueet

Palkkoja määrittäessä on ajateltava henkilön kokonaiskontribuutiota, jossa on otettava huomioon seuraavat osa-alueet.

• Tehtävät ja työn vaativuus: Mitä ja kuinka vaativaa työtä henkilö tekee?
  • Työkaluna pohjalla vaativuustasotaulukot, jota palkkatyöryhmä voi kehittää eteenpäin sekä Podion roolit ja suoritukset, sertifikaatit
• Tuloksellisuus: Kuinka hyvin henkilö suoriutuu omasta tontistaan?
  • Työkaluna pohjalla mm. Podiosta saatavaa henkilökohtaista dataa (ainakin mittaajien / myyjien osalta) muistaen, että data on vain osatotuus. 
• Vastuunotto: Kuinka paljon henkilö ottaa vastuuta yhteisistä asioista?
  • Huomioidaan solussa käyty keskustelu, kyselyjen vastaukset, keskustelut palkkatyöryhmässä, yleiset huomiot
• Lisäarvon tuottaminen: Kuinka paljon henkilö kontribuoi asioiden paranemiseen tai eteenpäin menemiseen (Vertian ja/tai asiakkaiden)?
  • Huomioidaan solussa käyty keskustelu, kyselyjen vastaukset, keskustelut palkkatyöryhmässä, yleiset huomiot